Política de Privacidade

1. Quem é responsável pelos seus dados

A Plataforma actua como subcontratante relativamente ao conteúdo das actas e aos dados dos membros e signatários das sociedades suas clientes — nesses casos, o responsável pelo tratamento é a sociedade em causa. Actua como responsável pelo tratamento apenas quanto aos dados operacionais próprios: identificação dos utilizadores registados, registos de acesso e registo de auditoria.

2. Dados tratados e prazos de conservação

• Documento final assinado e imagens de assinatura — eliminados definitivamente no fim do prazo contratado (por omissão, 30 dias após a conclusão);
• Evidências de assinatura (nome, email, endereço IP, dispositivo, momentos de verificação, consentimento e assinatura) — conservadas para defesa da validade do processo de assinatura;
• Impressões digitais criptográficas (SHA-256) e registo de auditoria (quem, quando, que evento — nunca conteúdo) — conservados por período alinhado com o prazo legal de conservação das actas (até 10 anos), para prova de integridade;
• Sessões e ligações de acesso — eliminadas 24 horas após expirarem;
• Corpos das mensagens de email — não são guardados pela Plataforma (contêm ligações de utilização única); apenas destinatário, assunto e data de envio.

3. Modelo não-custodial

A Plataforma não conserva o documento assinado além do prazo contratado. A eliminação é automática, definitiva e antecedida de avisos por email. O que permanece (hashes e registo de auditoria) não permite reconstituir o documento.

4. Bases legais

Contas e prestação do serviço: execução de contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) RGPD). Evidências de assinatura e registo de auditoria: interesse legítimo na prova da validade e integridade das assinaturas (al. f)), complementado pelo consentimento expresso prestado no acto de assinar. Conteúdo das actas: tratado por conta da sociedade cliente, que assegura a respectiva licitude.

5. Subcontratantes e localização

Todo o tratamento ocorre na União Europeia; não há transferências para países terceiros. Categorias de subcontratantes ulteriores: alojamento e cópias de segurança (UE); envio de email transaccional (UE); prestador qualificado de serviços de confiança para selo e carimbo temporal — a quem é transmitida apenas a impressão digital criptográfica do documento, nunca o conteúdo. A lista nominal consta do DPA.

6. Cookies

A Plataforma utiliza apenas um cookie de sessão, estritamente necessário à autenticação. Não há cookies de análise, publicidade ou rastreamento.

7. Segurança

Entre outras medidas: autenticação sem palavra-passe com confirmação explícita, verificação por código no acto de assinatura, comunicações cifradas, registo de auditoria imutável com verificação periódica de integridade, limitação de tentativas, cópias de segurança diárias na UE e eliminação automática no fim dos prazos.

8. Os seus direitos

Pode exercer os direitos de acesso, rectificação, apagamento, limitação e portabilidade contactando [EMAIL DE CONTACTO]. Pedidos relativos ao conteúdo de uma acta devem ser dirigidos à sociedade em causa (responsável por esse tratamento); a Plataforma encaminha sem demora os pedidos que receba. Tem ainda o direito de apresentar reclamação à CNPD (Comissão Nacional de Protecção de Dados — www.cnpd.pt).

9. Conservação pela sociedade

O dever de conservação das actas pelo prazo de 10 anos (art. 40.º do Código Comercial) recai sobre a sociedade. É responsabilidade desta transferir e arquivar o documento final antes do fim do prazo de disponibilidade.